Facturar como autónomo en España implica dominar tres conceptos fundamentales: base imponible, IVA y retención de IRPF. Confundirlos es el error más común entre freelancers — y puede costarte dinero, clientes insatisfechos o problemas con Hacienda. Entender la anatomía de una factura no es opcional: es la base de una actividad profesional seria.
Muchos autónomos recién dados de alta facturan por intuición, cobran menos de lo presupuestado o se sorprenden cuando Hacienda les reclama el IVA que creían ser suyo. Esta guía te explica paso a paso cómo calcular cada concepto, con ejemplos reales que puedes aplicar desde hoy.
Anatomía de una factura
Una factura profesional tiene esta estructura obligatoria:
- Base imponible: El precio de tu servicio (sin impuestos)
- IVA (repercutido): Lo cobras al cliente y lo ingresas a Hacienda
- Retención IRPF: Lo retiene el cliente y lo ingresa por ti
- Total factura: Base + IVA
- Total a cobrar: Base + IVA - Retención
El cliente ve el total factura; tú recibes el total a cobrar. La diferencia puede ser significativa.
Ejemplo completo: Diseño web por 2.000 €
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 2.000 € |
| IVA 21% | 2.000 × 0,21 | +420 € |
| Total factura | 2.420 € | |
| Retención IRPF 15% | 2.000 × 0,15 | -300 € |
| Total a cobrar | 2.120 € |
Recibes 2.120 € en cuenta, pero debes ingresar 420 € de IVA trimestralmente en el Modelo 303. La retención de 300 € se descuenta de tu IRPF anual en la declaración de la renta.
Flujo del dinero
- Cliente te paga: 2.120 €
- Trimestralmente ingresas IVA: -420 € (Modelo 303)
- Cliente ingresa retención por ti: 300 € (Modelo 111)
- Tu beneficio neto antes de IRPF adicional: 2.000 € (la base)
Tipos de IVA según actividad
El tipo de IVA depende de la naturaleza del servicio o producto:
| Tipo IVA | Aplicación | Ejemplos |
|---|---|---|
| 21% | General | Consultoría, diseño, desarrollo, marketing |
| 10% | Reducido | Transporte, hostelería, vivienda |
| 4% | Superreducido | Alimentos básicos, libros, medicamentos |
| 0% / exento | Exento | Formación acreditada, servicios médicos, exportaciones |
Como autónomo de servicios profesionales, el 21% es tu tipo habitual.
Retenciones de IRPF
| Perfil | Retención | Requisitos |
|---|---|---|
| Profesional general | 15% | Actividad consolidada |
| Nuevo autónomo | 7% | Primeros 3 años de actividad |
| Actividades agrícolas/ganaderas | 2% | Sector específico |
| Módulos (estimación objetiva) | 1% | Estimación objetiva |
¿Cuándo aplica retención?
- Clientes empresas o profesionales → retienen siempre (salvo excepciones)
- Clientes particulares → no retienen (excepto ciertos alquileres)
- Clientes extranjeros UE con NIF-IVA → inversión del sujeto pasivo (sin IVA ni retención)
- Clientes extranjeros fuera UE → generalmente sin IVA ni retención
Ventaja del 7% para nuevos autónomos
Durante los 3 primeros años de actividad, puedes aplicar retención del 7% en lugar del 15%. Esto mejora significativamente tu liquidez:
| Base | Retención 15% | Retención 7% | Diferencia en tu bolsillo |
|---|---|---|---|
| 2.000 € | 300 € | 140 € | +160 € por factura |
Debes indicarlo explícitamente en la factura. No es automático.
Errores frecuentes
- Confundir total factura con total a cobrar: Presupuestas 2.420 € y recibes 2.120 €
- IVA sobre el total con IVA incluido: Si te piden "2.000 € con IVA", la base es 1.652,89 €, no 2.000 €
- Olvidar el Modelo 303: El IVA cobrado no es tuyo; es de Hacienda
- No aplicar retención 7%: Los primeros 3 años tienes derecho a retención reducida
- Facturar sin desglosar IVA: Obligatorio incluso a particulares
Cálculo inverso: precio con IVA incluido
Si el cliente dice "te pago 2.000 € con IVA incluido":
`Base = Precio / (1 + IVA%) = 2.000 / 1,21 = 1.652,89 €`
Tu factura debe desglosar: Base 1.652,89 € + IVA 347,11 € = 2.000 €
Fórmulas rápidas
Memoriza estas fórmulas para calcular al vuelo:
- IVA = Base × Tipo IVA
- Retención = Base × Tipo retención
- Total factura = Base × (1 + IVA%)
- Total a cobrar = Base × (1 + IVA% - Retención%)
- Base desde precio con IVA = Precio / (1 + IVA%)
Ejemplo con fórmula combinada
Base 3.500 €, IVA 21%, retención 15%: - Total a cobrar = 3.500 × (1 + 0,21 - 0,15) = 3.500 × 1,06 = 3.710 €
Facturación a clientes internacionales
| Cliente | IVA | Retención | Mención en factura |
|---|---|---|---|
| España (empresa) | 21% | 15% o 7% | Estándar |
| UE con NIF-IVA | 0% | 0% | Inversión sujeto pasivo |
| UE sin NIF-IVA | 21% | 15% | IVA español |
| Fuera UE | 0% | 0% | Exportación servicios |
Obligaciones trimestrales del autónomo
| Modelo | Concepto | Plazo |
|---|---|---|
| 303 | IVA (repercutido - soportado) | 1-20 abril, julio, octubre, enero |
| 130 | Pago fraccionado IRPF | Mismos plazos |
| 111 | Retenciones practicadas (si retienes a otros) | Mismos plazos |
Planifica la tesorería: el IVA cobrado debe estar disponible para el trimestre siguiente.
Ejemplo con retención del 7% (nuevo autónomo)
Diseño de logo por 1.500 € base, primer año de actividad:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | — | 1.500 € |
| IVA 21% | 1.500 × 0,21 | +315 € |
| Total factura | 1.815 € | |
| Retención IRPF 7% | 1.500 × 0,07 | -105 € |
| Total a cobrar | 1.710 € |
Comparado con retención del 15% (-225 €), cobras 120 € más por factura. En 10 facturas mensuales, son 1.200 €/mes extra de liquidez — crucial en la fase inicial. Recuerda indicar "Retención IRPF 7% - Artículo 95.1 Ley IRPF" en la factura.
Conclusión
Antes de enviar cualquier presupuesto, calcula los tres importes: base, total factura y total a cobrar. Un presupuesto mal calculado genera fricción con el cliente y problemas de liquidez para ti. Nuestra calculadora de IVA e IRPF lo hace en segundos y evita sorpresas a fin de mes.